SOP (Standard Oprating Procedure)

 Assalamualaikum wr.wb

A. PENGERTIAN

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi
kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses
penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.

B. Manfaat Standart Operasional Presedur

- sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan
tugasnya.
- Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan
organisasi secara keseluruhan.
- Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak
bergantung pada intervensi manajemen, sehingga
akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki
kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan.
- Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi.
- Memberikan informasi mengenai kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
- Memberikan informasi dalam upaya peningkatan
kompetensi pegawai.
- Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya.

C. Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)

- Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat
kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi
atau unit kerja.
- Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-
tiap posisi dalam organisasi.
- Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung
jawab dari petugas/pegawai terkait.
- Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai
dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
- Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
duplikasi, dan inefisiensi.

D. Fungsi Standarad Operating Prosedure

- Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit
kerja.
- Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
- Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan
mudah dilacak
- Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama
disiplin dala bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan
rutin.

E. Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure
(SOP)

- SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan
menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
- Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam
bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap
pekerjaan.
- SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat
trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja
pegawai.

F. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR

1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan
format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan
dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

• banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam
suatu prosedur.
• Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad
Operating Prosedure (SOP)
• tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating
Prosedure (SOP) ini.

2.  Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)

a. langkah sederhana (simple steps)
 Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun
 hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan
yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam
situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan
prosedur yang telah disusun.

b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps.
Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah
dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya
memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

c. Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalammemahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk
pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

d. Diagram alir (flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika
dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban)
seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar”
atau “salah”, dsb.

3. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang

bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan
dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri
dari 4simbol, yaitu:

1. simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai
dan berakhir.
2. Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi.
3. Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan.
4. Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan
(alur proses kegiatan).
5. Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan
hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

4. Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts
terdiri dari 2jenis yaitu:

1. Linear flowcharts (diagram alir linier)
Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan
yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur
pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara
singkat didalam simbol yang dipakai.

2. Branching flowcharts (diagram alir bercabang).
Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya
unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom
kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

5. Simbol-simbol dalam prosedur kerja

a. jenis-jenis simbol

1. Lingkaran besar (O)
2. belah ketupat
3. segi empat bujur sangkar
4. segi tiga terbalik
5. segi tiga ganda terbalik
6. bulatan kecil
7. anak panah

b. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur

1. jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-
bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
bidang tugas.
2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap
tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang
diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
3. Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang
diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-
baiknya.
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan.
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas
atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja
pegawai.


G. Referensi

E-book SOP (Standart Operasional Prosedur)

Sekian dari saya,mohon maaf apabila ada kesalahan dalam pengetikan saya.

Waalaikumsalam wr.wrb